I många svenska företag hanteras affärsinformation fortfarande på ett sätt som hör till en annan tid.

Dokument lagras i mappar, i pärmar, i Teams-kanaler, i SharePoint, på datorn eller i mejlboxar.

Och ofta är det bara en person som vet exakt var det ligger.

”Det är inte ovanligt att hela affärskritiska processer hänger på att rätt person finns på plats och vet var dokumenten ligger” säger Peter Jankevics, digitaliserings- och affärsprocess konsult. Han har i många år hjälpt organisationer att bygga upp hållbara informationsstrukturer och är idag rådgivare åt flera företag som vill minska risk och öka kontroll i sina informationsflöden.

Det börjar ofta med goda intentioner – en mappstruktur för kundavtal, en delad Teams-yta för projekt eller en intern yta för dokumentation. Men när verksamheten växer och personal byts ut, förloras snabbt överblicken. Dokument är svåra att hitta, versioner blandas ihop, ansvar försvinner och arbetet blir personberoende.

”Vi ser ofta att en eller två personer i varje avdelning bär hela strukturen i huvudet. Det fungerar så länge de är kvar, men så fort de är borta uppstår osäkerhet. Då tappar man inte bara tid, utan också kontroll” säger Peter Jankevics.

I det dolda uppstår det som kallas tysta kostnader: tid som går åt till att leta efter rätt version, dubbelarbete som kunde ha undvikits, och missade deadlines eller regelöverträdelser som riskerar att skada affären. Samtidigt blir det svårt att samarbeta över avdelningsgränser – särskilt när olika team har olika sätt att hantera samma typ av information.

”Verktygen är ofta inte problemet. Många har tillgång till bra digitala plattformar. Men utan en gemensam struktur och tydliga processer bygger man bara nya silos” säger Peter Jankevics

Det är här strukturerad informationshantering kommer in. Genom att använda ett dedikerat informationshanteringssystem kan företag börja arbeta med sin information utifrån vad den är snarare än var den ligger. Kundavtal, projektfiler och ärendedokument klassificeras, spåras och hanteras på ett enhetligt sätt. Behörigheter, versionshantering och processflöden styrs automatiskt. Informationen blir sökbar, spårbar och framtidssäkrad.

”Det här är inte bara ett sätt att skapa ordning. Det är en strategisk investering. Många inser inte förrän efteråt hur mycket tid de lagt på att hantera information manuellt. Och när strukturen väl är på plats frigörs resurser, fel minskar och beslutsfattandet förbättras” säger Peter Jankevics.

Vinsterna är tydliga:

• Minskad tid på letande och dubbelarbete.
• Ökad kvalitet och spårbarhet.
• Mindre personberoende.
• Bättre uppföljning och efterlevnad.

Men framförallt: en organisation där informationen stödjer affären, istället för att stå i vägen för den.

För företag som vill ta första steget handlar det inte om att göra allt på en gång. Tvärtom rekommenderas en stegvis resa. Börja med ett område där informationshanteringen skaver mest – kanske avtal, projektdokument eller leverantörskommunikation. Kartlägg nuläget, definiera en informationsmodell och börja bygga strukturen där den gör mest nytta.

Peter Jankevics understryker vikten av att involvera hela verksamheten i förändringen; ”Det här handlar om att utveckla hur ni arbetar – inte bara vilka system ni använder. När alla förstår varför strukturen behövs och hur den hjälper dem i vardagen, då kommer det verkliga värdet fram.”

På Cidido AB har vi lång erfarenhet av att hjälpa företag att gå från ostrukturerad till strategisk informationshantering. Vi stöttar både i kartläggning, modellering, införande och förändringsledning – alltid med verksamhetens behov i fokus.

Vill du veta mer om hur ni kan ta kontroll över er affärsinformation? Kontakta oss så berättar vi gärna hur ett första steg kan se ut – och vilka vinster ni kan göra redan på kort sikt.

Vill du komma i kontakt med Peter Jankevics så når du honom på 076 – 127 93 00 eller peter@cidido.com