Digitalisera Ekonomi & Finance

Ett anläggningsregister är ett systematiskt register över en organisations materiella och immateriella anläggningstillgångar. Dessa tillgångar inkluderar långsiktiga investeringar som fastigheter, maskiner, fordon, datorutrustning, patent och varumärken, som används i verksamheten över en längre tid, vanligtvis över ett år. Syftet med anläggningsregistret är att ge en översikt och kontroll över dessa tillgångar, deras värde, placering, och avskrivningsplan.

Ekonomiavdelningar står inför höga krav på korrekt och effektiv arkivering. Detta beror på behovet av att upprätthålla en hög nivå av noggrannhet, tillgänglighet och efterlevnad av lagar och regleringar kring finansiell rapportering och dokumenthantering. Införandet av digitala arkiv för ekonomiavdelningar ökar effektiviteten genom snabbare sök och åtkomst av dokument. Det förbättrar säkerheten med avancerade skyddsåtgärder och underlättar efterlevnad av lagkrav.

Avtalsbevakning lämpar sig för digitalisering på grund av dess betydelse för att upprätthålla kontroll, efterlevnad samt optimera avtalsvillkor.

Digitalt systemstöd innebär automatiserad övervakningen av avtalsterminer, förnyelsedatum, och uppföljningsåtgärder, vilket minskar risken för att missa viktiga tidsfrister eller betalningar. Detta bidrar till bättre ekonomisk förvaltning men hjälper också till att undvika onödiga förlängningar av icke-fördelaktiga avtal.

Digitalisering av bokföring för att automatiskt boka transaktioner baserat på inkommande fakturor, banktransaktioner och andra finansiella händelser sker i regel i ett ekonomisystem.

Trots införandet av sådana system återstår dock många uppgifter som behöver utföras för att fullständigt digitalisera arbetet. Det handlar om att säkerställa att all dokumentation hanteras korrekt för effektiv arkivering och återsökning, samt att rutiner för uppföljning och kontroll är på plats.

Att digitalisera samarbetet kring upprättande av budgetar och ekonomiska prognoser innebär att implementera systemstöd som effektiviserar processen, möjliggör mer exakt och dynamisk planering samt förbättrar uppföljningen.

Centraliserad datahantering för realtidsuppföljning och samarbetsfunktioner med åtkomst och behörighet i fokus.

Automatisering av hanteringen av inkommande fakturor för att snabba upp betalningsprocessen och minska pappersarbetet. Matcha fakturainnehåll med rätt inköpsorder och automatiskt flagga avvikelser. Detta effektiviserar betalningsprocessen, minimerar fel och reducerar manuellt arbete. En digital godkännandeprocess säkerställer att endast verifierade fakturor betalas, medan en elektronisk arkivering gör det enkelt att spåra och återfinna dokument.

Hanteringen av företagsfordon kan vara komplicerad och tidskrävande, med en mängd administrativa uppgifter som kräver noggrann uppföljning. Manuellt arbete med att samla och uppdatera dokumentation kring serviceintervaller, fakturor, besiktningshistorik och finansieringsavtal kan leda till fel och förseningar. 

Osynliga kostnader, såsom verkstadstid, driftsstopp och felfrekvens, kan vara svåra att kvantifiera men de påverkar produktiviteten avsevärt.

Hanteringen av kvitton och utlägg i företag är ofta tidskrävande och felbenägen, där fysiska kvitton lätt kan gå förlorade och manuell inmatning leder till ineffektivitet och fel. Utan ett enhetligt system för spårning och godkännande kan det bli svårt att säkerställa rättvis och korrekt ersättning samt att upprätthålla budgetkontroll.

En återkommande utmaning är leverantörsutvärderingar, som kräver tidskrävande datainsamling, objektiva jämförelser av leverantörers prestanda, och aktuella utvärderingskriterier. Utöver detta, är det kritiskt att säkerställa att dessa processer är konsekventa och inte personberoende, för att undvika subjektivitet och säkerställa rättvisa utvärderingar. Denna dubbla utmaning understryker vikten av att implementera standardiserade, robusta processer som stödjer en stabil leveranskedja och bidrar till företagets framgång.

Löneadministration i företag är en komplex process som involverar flera deltagare. Det är kritiskt att arbetstid och frånvaro rapporteras korrekt och i tid för att säkerställa rättvisa löneutbetalningar.

 Förenklad tidrapportering av medarbetarna är essentiellt för att säkerställa att lön utbetalas korrekt och i tid. Fel i rapportering och attestering kan orsaka förseningar och felaktiga utbetalningar. Automatisering av löneberäkningar, skatteavdrag, och andra administrationer minskar manuellt arbete och felmarginaler, vilket gör processen mer effektiv och minskar risken för fel.

Transaktionsmatchning och saldoavstämning är återkommande processer där man ofta möter svårigheter i att upprätthålla effektivitet och noggrannhet, vilket kräver koordinerad insats från olika avdelningar. En digital lösning som automatiserar och strukturerar dessa processer kan erbjuda betydande fördelar, inklusive minskad risk för manuella fel och förbättrat samarbete. Genom att implementera ett system som underlättar en smidigare bokslutscykel, kan företag förbättra sin ekonomiska rapportering och integritet.

Traditionell posthantering, präglad av manuella processer, risk för förlust av dokument och förseningar, möter utmaningar i effektivitet och pålitlighet. En övergång till digital hantering erbjuder lösningar på dessa problem genom att automatisera distributionen, säkerställa spårbarhet och omedelbar tillgänglighet av dokument. Detta förbättrar inte bara hanteringstiden utan även tillgången till information, vilket minskar risken för fel och ökar den övergripande effektiviteten i kommunikationen inom organisationen.