Förvalta Er Data Som En Tillgång

Många företag kämpar med att effektivt hantera sin information, vilket ofta leder till signifikanta hinder för deras förmåga att fatta välgrundade beslut och effektivisera sina processer. En splittrad och ineffektiv informationsstruktur skapar inte bara administrativa bördor utan också ökade kostnader och missade affärsmöjligheter. Dessa utmaningar beror på flera faktorer, inklusive bristfällig systemintegration, undermålig datakvalitet, samt frågor rörande säkerhet och regelverksenlighet.

Systemintegration och dataisolering

I många organisationer existerar det en påtaglig brist på integration mellan olika informationshanteringssystem. Detta leder till ”data silos” där viktig information är isolerad inom specifika avdelningar eller system, vilket avsevärt minskar organisationens agilitet och förmåga att reagera på marknadsförändringar. Den här fragmenteringen kan starkt försämra företagets övergripande effektivitet och reaktionsförmåga.

Datakvalitet och tillgänglighet

Undermålig datakvalitet och begränsad tillgänglighet till kritisk information är vanligt förekommande problem som direkt påverkar verksamhetsprocesser. Många företag hanterar stora mängder data utan adekvata system för att säkerställa dess korrekthet och relevans, vilket kan leda till felaktiga slutsatser och beslut baserade på ofullständig eller felaktig information. 

Flaskhalsar i informationsflöden uppstår ofta på grund av brister i datakvaliteten, såsom när viktig information saknas eller är ofullständig. Dessa hinder kan avsevärt försämra företagets verksamhetsprocesser och leda till ineffektivitet genom att kritisk information inte är tillgänglig där och när den behövs mest.

Säkerhet och compliance

Säkerhetsriskerna och compliance-utmaningarna som följer med otillräcklig informationshantering är betydande. Företag måste navigera i ett komplext landskap av lagar och regler samtidigt som de skyddar känslig information från interna (mänskliga, avsiktliga och oavsiktliga) och externa hot (cyberhot och dataintrång), vilket kräver robusta och säkra informations hanteringsrutiner.

Kostnad och infrastruktur

De ekonomiska konsekvenserna av ineffektiv informationshantering är också tydliga, där företag ofta bär tunga kostnader för underhåll av otillräckliga system. För att kompensera för bristfällig hantering används ofta onödigt många resurser eller omfattande manuell handpåläggning, vilket inte bara är kostsamt utan även tidskrävande.

Dessa ineffektiviteter sträcker sig genom hela verksamhetsprocesserna, där viktig information som saknas eller är ofullständig tvingar företag att överanvända personal eller tekniska system för att täcka upp informationsgap. Detta resulterar i ökade driftskostnader och minskad produktivitet.

En strategisk förbättring av informationsflöden och datakvalitet kan därför erbjuda betydande ekonomiska besparingar genom rationalisering av processer och minimering av manuell intervention. Investeringar i moderna informationshanteringssystem kan leda till betydande kostnadsbesparingar genom effektivare datahantering, minskade driftkostnader och förbättrad resursanvändning.

Att övervinna dessa utmaningar kräver en strategisk översyn av hur information samlas in, lagras, analyseras och delas, med rätt insatser och åtgärder kan man revolutionera ett företags operativa effektivitet och konkurrenskraft genom att förbättra beslutsfattandet, säkra compliance, minska kostnader och maximera affärspotentialen. 

Information en dold tillgång

I dagens digitaliserade affärsvärld är en effektiv hantering av information kritisk för ett företags framgång. Therefore™ Information Management System är en molntjänst som förenklar att organisera, lagra och hantera data, information och dokument på ett säkert och tillgängligt sätt. Med Therefore™ kan företag förvandla sin informationshantering från en kostnad till en strategisk tillgång.

Therefore™ systemet är designat för att adressera vanliga utmaningar som företag möter, inklusive datafragmentering, säkerhetsrisker och ineffektiva arbetsflöden. Genom att centralisera informationen i ett säkert arkiv, tillåter Therefore™ omedelbar åtkomst till dokument och data från olika enheter, vilket dramatiskt förbättrar informationsflöden och beslutsfattande processer över hela organisationen.

En av de starkaste fördelarna med Therefore™ är dess förmåga att automatisera processer och minska behovet av manuell handpåläggning. Systemet använder intelligenta arbetsflöden som kan anpassas efter specifika affärsbehov, vilket effektiviserar verksamhetsprocesser och frigör personal från tidskrävande uppgifter. Dessutom säkerställer inbyggda compliance-verktyg att företagets datahantering följer gällande lagar och regler, vilket minskar risken för kostsamma rättsliga problem.

Med Therefore™ får företag inte bara en lösning för att hantera sin information mer effektivt, utan även ett kraftfullt verktyg för att analysera och utnyttja denna information för att driva affärsstrategi och innovation.

Effektivisera med Innovativ Teknik

Systemet tillåter organisationer att arkivera data, information och dokument i ett säkert, centralt bibliotek där de är lättillgängliga. Med funktioner som metadata-taggar, fulltextssökning, och versionkontroll kan användare snabbt hitta och återanvända information.

Systemet har kraftfulla verktyg för datainsamling, vilket optimerar informationsflödet och minskar manuellt arbete. Systemets tolkningsmotor automatiserar processen för att extrahera data från olika datakällor och dokument, inklusive XML, PDF, Mail etc, vilket möjliggör snabb och noggrann datafångst.

Systemet har en modul för att skapa dokumentmallar, vilket möjliggör automatisk generering av företagsprofilerade dokument. Innebörden är att användare snabbt kan skapa nya dokument som är konsistenta med företagets branding och designriktlinjer. Dessa mallar kan automatiskt fyllas med data hämtade från metadata och system, såsom CRM- och ERP-system, vilket säkerställer att den information som inkluderas är både aktuell och relevant. Användande av validerad data möjliggör att dokumenten inte bara skapas snabbare, men också med högre precision och mindre risk för mänskliga fel.

Systemet möjliggör automatisk distribution av information, kommentarer och dokument baserat på fördefinierade regler och arbetsflöden, vilket säkerställer att rätt information når relevanta intressenter snabbt och effektivt. Användare kan konfigurera arbetsflöden för att automatiskt skicka dokument för granskning, godkännande eller för vidare åtgärder, beroende på organisationens specifika behov och interna riktlinjer. Detta kan inkludera digitala signaturer såväl internt som externt, godkännande av innehåll eller verifiering av dokumentets äkthet och korrekthet. Dessa steg dokumenteras och spåras noggrant i systemet, vilket skapar en pålitlig och revisionssäker logg över alla interaktioner och transaktioner.

Systemet är tätt integrerat med Microsoft Office 365, vilket ger robusta lösningar för arkivering av e-post från Outlook. Vi kan konfigurera det för att automatiskt arkivera inkommande och utgående e-post från Outlook baserat på förinställda kriterier som kan inkludera avsändare, mottagare, ämnesrad, och även specifika nyckelord i e-postens innehåll. Detta innebär att viktiga meddelanden kan säkerställas och organiseras utan manuellt ingripande, vilket minskar risken för mänskliga fel och ökar effektiviteten. Dessutom underlättar Therefore’s arbetsflöden för e-posthantering processen att följa upp och svara på e-postmeddelanden. Genom automatiserade arbetsflöden kan svar och uppföljningar schemaläggas och skickas automatiskt, vilket säkerställer att inga viktiga meddelanden eller åtgärder försummas.

Genom att integrera med ledande digitala signeringsplattformar som Adobe Sign, DocuSign , Scrive, och Simplesign, erbjuder Therefore en sömlös lösning för att elektroniskt signera dokument inom samma system där de skapas, granskas och lagras. Denna integration säkerställer att användarna kan skicka, signera och returnera dokument för automatisk arkivering utan att någonsin behöva lämna Therefore’s säkra miljö, vilket minimerar riskerna för dataintrång och obehörig åtkomst.

Användarna kan dra nytta av automatiserade arbetsflöden där dokument automatiskt skickas för signering baserat på fördefinierade regler. När ett dokument är redo att signeras genereras en signaturbegäran och skickas till rätt mottagare via deras föredragna digitala signeringsplattform.

När signering sedan skett kan dokumentet automatisk starta nästa steg i den interna processen samtidigt som det arkiveras enligt definierade regler i avtalsbevakningen.

Systemets funktion för skapandet av digitala digitala formulär, s.k. eforms, är både anpassningsbara och användarvänliga. Dessa formulär kan fyllas i elektroniskt, vilket eliminerar behovet av pappersbaserade processer och möjliggör automatisk datainsamling direkt i systemet. Data som samlas in via e-formulär används ofta för att generera färdiga dokument så som protokoll, besiktningsunderlag eller tidrapporter, dokument med korrekt kunddata, objektsinformation och bilder, oftast är de även startpunkten för en digital verksamhetsprocess med full kontroll och spårbarhet.

Systemet är skräddarsytt för att integreras smidigt med en mängd olika affärssystem, vilket centraliserar datainsamling för analys och beslutsfattande. Denna integrations förmåga möjliggör en holistisk vy över organisationens information, förbättrar datahanteringen och stöder datadriven beslutsfattning.

Organisationen kan sedan använda systemets funktionalitet för att skapa omfattande rapporter och dashboards som ger insikter i realtid, vilket är avgörande för att fatta välgrundade beslut snabbt och effektivt.

Systemet har en low-code funktionalitet som revolutionerar sättet organisationer utvecklar, anpassar och implementerar sin informationshantering. Plattformen möjliggör snabb utveckling och enkel anpassning av tillämpningar. Gränssnittet är intuitivt och användarvänligt, vilket gör det möjligt för icke-tekniska användare att enkelt skapa och anpassa arbetsflöden, formulär, och dashboards genom att dra och släppa komponenter på ett grafiskt gränssnitt.

Systmet är utformat för att maximalt stödja mobilitet och tillgänglighet genom sina olika användargränssnitt, som inkluderar en webbklient, en stationär klient och en mobilapp. Denna mångsidighet i gränssnitt säkerställer att alla användare kan få åtkomst till systemet och dess funktioner från praktiskt taget vilken enhet som helst, vilket är kritiskt för organisationer i en alltmer mobil och uppkopplad värld.

Portalfunktionen är en kraftfull lösning för att utvidga räckvidden av organisationens informationshanteringssystem till att inkludera externa intressenter, vilket inte bara förbättrar de externa relationerna utan också optimerar processer och säkerställer compliance på bred front. Med denna funktionalitet kan organisationer skapa en mer integrerad, transparent och effektiv miljö för informationsdelning och samarbete, vilket är kritiskt för framgång i dagens globalt uppkopplade affärsvärld.

Systemet är inte bara ett kraftfullt verktyg för centralisering av data, skapande av dokument och informationsdelning, utan det erbjuder även avancerade funktioner för rapportering och visualisering av data genom interaktiva dashboards. Dessa funktioner är designade för att hjälpa organisationer att omvandla rådata till insiktsfull information, vilket underlättar analyser och datadrivet beslutsfattande.

Molntjänsten gör det möjligt för anställda att samarbeta smidigt genom att dela dokument, kommunicera via inbyggda chattfunktioner och samarbeta i realtid på dokument och projekt. Plattformen stödjer versionskontroll och tillhandahåller en tydlig revisionshistorik, vilket säkerställer att alla ändringar är spårbara och att den senaste versionen alltid är lättillgänglig.

Systemet är exceptionellt skalbart och flexibelt genom sin modulära uppbyggnad och olika licensformer. Denna struktur tillåter organisationer att anpassa lösningen efter sina specifika behov och skala upp användningen på ett kostnadseffektivt sätt när deras krav växer.

Therefore erbjuder olika licensformer som möjliggör att systemet kan skalas enligt organisationens storlek och behov:

• Per Användare : Idealisk för små till medelstora företag som behöver en tydlig kostnadsstruktur per användare.
• Concurrent User: Lämpar sig för organisationer med många användare som inte behöver åtkomst samtidigt. 
• Moduler: Systemet designas med den funktionalitet som man behöver, betala endast för det ni har behov av.  

Systemet stärker säkerheten med tvåfaktorsautentisering och kraftfull datakryptering både för lagrad och överförd data. Systemet inkluderar även avancerade åtkomstkontroller, säkerhetsloggar och regelbaserad säkerhet för att skydda känslig information mot obehörig åtkomst och cyberattacker. Dessa funktioner garanterar en säker och pålitlig hantering av företagsdata, vilket är essentiellt i den digitala eran.

Systemet förbättrar affärsprocesser genom avancerade digitala arbetsflöden som automatiserar och effektiviserar arbetsuppgifter. Anpassningsbara arbetsflöden integreras smidigt med externa system, med automatiska notifikationer och full spårbarhet för varje steg. Dessa funktioner säkerställer ökad produktivitet och noggrann efterlevnad av regelverk vilket är avgörande för moderna organisationer.

Systemet har en kraftfull sökfunktion som gör det enkelt och effektivt för användare att hitta exakt den information och dokument de behöver. Systemet använder en kombination av metadata-taggar och OCR (Optical Character Recognition)-tolkade dokument för att maximera sökbarheten och tillgängligheten av lagrad information.

Systemets funktion för ärendehantering är inte bara ett verktyg för att hålla ordning på kundärenden eller interna uppgifter; det är en integrerad lösning som förbättrar hela organisationens förmåga att snabbt och effektivt svara på, hantera, och lösa ärenden. Genom att kombinera automatisering, integrering, och omfattande anpassningsmöjligheter levererar Therefore en kraftfull plattform för dynamisk och effektiv ärendehantering som kan skalas och anpassas för att möta de växande och föränderliga behoven hos moderna organisationer.