Du förväntas hålla ordning på styrande dokument, uppdatera policyer och rutiner, följa upp utbildningar, dokumentera riskbedömningar, hantera avvikelser och säkerställa att miljö- och arbetsmiljömål följs upp – ofta utan ett samlat systemstöd. Låter det bekant?

Principen i vår lösning är enkel: All information som rör kvalitet, miljö och arbetsmiljö samlas och struktureras digitalt – från styrande dokument, miljöaspekter och interna revisioner till tillbudsrapporter, riskbedömningar och förbättringsåtgärder. 

Allt är sökbart, versionshanterat och åtkomligt för rätt personer vid rätt tillfälle.

När rutiner ska uppdateras, risker följas upp eller åtgärder fördelas sker det smidigt och spårbart direkt i systemet.

Automatiska påminnelser, tydlig statuskontroll och färdiga mallar som gör det enklare att hålla ihop helheten.

Lösningen hjälper också till att identifiera återkommande brister, bevaka utbildningskrav och säkerställa att ingen avvikelse glöms bort.

Mindre manuellt arbete – mer tid för att skapa verklig förbättring

Genom att digitalisera ledningssystemet minskar man risken för fel, man sparar tid och man skapar bättre förutsättningar för att utveckla verksamheten.

Att hålla ordning på alla dokument, ärenden och processer inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö (KMA) blir snabbt en utmaning – särskilt när organisationen växer och kraven på spårbarhet, uppföljning och efterlevnad ökar.

Många KMA-ansvariga kämpar med att information ligger utspridd i Excelark, mejltrådar, nätverksmappar och manuella mallar – vilket gör det svårt att få en samlad överblick. Det ökar risken för missade åtgärder, föråldrade dokument och bristande kontroll vid revision eller tillsyn.

En vanlig utmaning är också att dokumentationen inte är tillgänglig för kollegor på ett smidigt sätt. Så fort det krävs att ett dokument ska sparas i en mappstruktur, skrivas ut och sättas i en pärm med styrande dokument, uppstår en välbekant fråga: Är det verkligen den senaste versionen vi tittar på?

Därför har vi tagit fram en användarvänlig lösning för KMA-arbetet som samlar all information på ett ställe – med tydlig struktur, versionshantering och smarta arbetsflöden. Den gör det enkelt att arbeta systematiskt, säkerställa tillgänglighet och följa upp det som är viktigt, oavsett om det gäller kvalitetsrutiner, miljömål eller arbetsmiljörisker.

Otydlig dokumentstruktur

Styrande dokument, rutiner och protokoll ligger ofta utspridda i mappar, på intranät eller i mejltrådar. Det gör det svårt att veta vad som är aktuellt – och ännu svårare för andra att hitta rätt information.

Bristande versionshantering

När dokument uppdateras utan tydlig spårbarhet eller kontroll riskerar verksamheten att arbeta utifrån gamla rutiner. Det skapar osäkerhet – särskilt vid revisioner eller tillsyn.

Svårigheter med uppföljning

Avvikelser, riskbedömningar och förbättringsförslag registreras – men utan ett systematiskt sätt att följa upp försvinner de lätt i mängden. Det minskar både effekten och förtroendet för KMA-arbetet.

Begränsad tillgänglighet

När viktig KMA-dokumentation kräver att man letar i pärmar eller delar filer via e-post, minskar både tillgänglighet och engagemang. Medarbetare får svårt att ta ansvar för riktlinjer de inte hittar.

Ingen helhetsbild

Utan ett sammanhållet system blir det svårt att se mönster, följa utveckling över tid eller visa på resultat. KMA-arbetet blir reaktivt istället för förebyggande – och tappar sin strategiska kraft.

När viktig information om kvalitet, miljö och arbetsmiljö är utspridd eller svår att hitta försvåras uppföljning och analys. Beslut fattas utan fullständigt underlag, och viktiga moment i processer som riskbedömningar, avvikelsehantering eller interna revisioner riskerar att förbises.

Effektiviteten minskar när tid går åt till att leta efter dokument, dubbelkolla versioner eller rätta till misstag som uppstått i manuella rutiner. Det tar fokus från det proaktiva och strategiska KMA-arbetet – och från det värdeskapande stödet till organisationen.

Osignerade dokument, åtgärder som inte följs upp eller certifikat som löper ut utan bevakning kan leda till bristande efterlevnad av standarder, ökade kostnader eller risk för negativ påverkan vid revision, tillsyn eller olyckor. För organisationer med höga krav på struktur, ansvar och transparens kan avsaknad av kontroll få allvarliga konsekvenser.

Samtidigt leder otydliga rutiner och manuell hantering till onödig belastning på KMA-ansvariga och chefer. Det påverkar arbetsmiljön, ökar risken för fel – och undergräver förtroendet för KMA-arbetets värde i verksamheten.

Vi hjälper er att skapa struktur, spårbarhet och kontroll i hela KMA-arbetet.

Vår lösning ger er en central och lättillgänglig plattform där all information kopplad till kvalitet, miljö och arbetsmiljö hänger ihop – från styrande dokument och riskbedömningar till avvikelser, förbättringsåtgärder, revisioner och uppföljningar.

Med tydliga roller, anpassningsbara arbetsflöden och automatiserade påminnelser får ni ett systematiskt stöd som minskar risken för fel, frigör tid från manuella rutiner och gör det enklare att följa upp vad som är gjort – och vad som fortfarande återstår.

Lösningen passar både mindre organisationer som vill få bättre kontroll över sitt KMA-arbete och större verksamheter där många personer är involverade i att dokumentera, hantera och följa upp åtgärder, mål och rapporter.

Eftersom lösningen är flexibel och byggd för att spegla era faktiska arbetssätt kan den anpassas efter era krav – oavsett om fokus ligger på ISO-certifiering, efterlevnad av lagkrav, intern uppföljning eller att skapa ett mer effektivt och engagerande KMA-arbete.

Samla styrande dokument, policyer, rutiner och mallar på ett ställe – med versionshantering och spårbarhet.

Stöd för t.ex. avvikelsehantering, riskbedömningar, åtgärdsuppföljning och dokumentgodkännande – helt spårbart.

Automatiska aviseringar för t.ex. förfallodatum, åtgärder, revisioner eller utbildningar som behöver följas upp.

Hitta snabbt rätt dokument, ärende eller information – med hjälp av metadata, taggar och smarta sökfunktioner.

Styr vem som får se, ändra eller godkänna vad – baserat på roller, avdelningar eller processansvar.

Följ status på pågående ärenden, generera statistik och skapa underlag för t.ex. ledningens genomgång eller revision.

Skapa egna formulär för t.ex. anhöriginfo, kontouppgifter, ändringar i anställning, eller medarbetarundersökningar, helt utan krav på kodning.

Användarvänliga formulär för t.ex. tillbud, avvikelser, förbättringsförslag och skyddsronder – direkt i systemet.

Funktioner och struktur anpassade för att uppfylla kraven i ISO 9001, 14001 och 45001 – med tydlig spårbarhet.

Loggning av alla aktiviteter, inklusive ändringar, godkännanden och åtgärder – perfekt inför revision eller intern kontroll.

Strukturera dokument och ärenden med metadata som process, avdelning, ISO-klausul, ansvarig person eller risknivå – för bättre filtrering och uppföljning.

Planera återkommande aktiviteter som revisioner, skyddsronder och miljömätningar i ett överskådligt årshjul eller kalender med tydlig ansvarsfördelning.

Säkerställ att nya dokument, riskbedömningar och åtgärder godkänns av rätt personer innan de publiceras.

Koppla till t.ex. intranät, ärendehanteringssystem eller HR-system för att minska dubbelarbete och hålla information synkroniserad.

Gör det enkelt att rapportera tillbud, observationer eller avvikelser från mobil eller surfplatta – även för personal utan kontorsarbetsplats.

Länka t.ex. en avvikelse till tillhörande rutin, riskbedömning eller åtgärdsplan – för att ge sammanhang och förenkla analys.

Följ upp vem som har genomgått vilka utbildningar, koppla krav till roller och få notifieringar inför utgångsdatum eller om kompetens saknas.

Håll ordning på mallar för protokoll, riskanalyser, rutiner m.m. – med versionskontroll och rättigheter för redigering eller publicering.

Sätt automatiska regler för hur länge olika typer av dokument och ärenden ska sparas, arkiveras eller raderas – enligt lag eller intern policy.