Har Ni tröttnat på ostrukturerad hantering av kundinformation? Är informationen spridd i mejl, mappar och system – och ingen som riktigt har hela bilden?

Många företag upplever att kundinformation är utspridd i mejl, delade mappar, olika system och manuella register.

Det gör det svårt att få en helhetsbild och lätt att tappa kontrollen över avtal, korrespondens eller historik.

Vår lösning gör det enkelt att samla allt i ett digitalt kundregister där varje kund har en egen kundakt – med kategorier som anpassas efter era behov.

Här kan du koppla dokument, avtal, kontaktuppgifter, noteringar och annan information på ett strukturerat och sökbart sätt.

Vanliga utmaningar kopplat till hantering av kundinformation

  • Information som ligger på fel plats – eller bara i huvudet på någon – skapar osäkerhet, dubbletter och risk för felaktiga beslut.
  • Utan en samlad överblick blir det svårt att avgöra vad som är aktuellt, vem som gjort vad, och var det brister i uppföljning eller ansvar.
  • Att ständigt behöva jaga rätt på kunddata i olika system leder till onödigt dubbelarbete, tappad effektivitet och frustration i vardagen.
  • Svårt att följa upp och rapportera gör att man saknar kontroll och underlag för förbättringar – både operativt och strategiskt.

Vad står på spel när kundinformation, dokument och data inte hanteras effektivt?

Konsekvenserna märks snabbt – både i vardagen och i relationen till kund.

Servicen försämras när svarstiderna blir längre och information saknas.

Effektiviteten minskar när tid går åt till att leta, dubbelarbeta eller rätta till misstag.

Viktig dokumentation som inte följs upp kan leda till förlorad fakturering.

Samtidigt ökar stressen hos medarbetarna när strukturen brister.

Till slut påverkas även förtroendet, både internt mellan avdelningar och externt mot kunder och samarbetspartners.

Känner du igen dig? 

Vi hjälper dig – med ett system som samlar, strukturerar och skapar kontroll.

Vår lösning ger dig en central plattform där kundinformation, dokument och data hänger ihop – oavsett om det gäller försäljning, kundservice, ekonomi eller projekt.

Med anpassningsbara informationsflöden, tydliga roller och automatisering av återkommande moment får du en struktur som frigör tid, minskar risken för fel och gör det enkelt att följa upp.

Lösningen passar lika bra för företag som behöver bättre koll på kundrelationer, som för organisationer där olika avdelningar hanterar avtal, uppgifter eller kommunikation kopplad till kunder.

Eftersom systemet är modulbaserat kan vi enkelt justera processer, formulär och funktioner så att de stödjer just ert sätt att arbeta – oavsett om du jobbar med kundkontakt, dokumentation eller analys.

Standardfunktioner

  • Central kundöversikt – Få en samlad bild av alla kunder och deras akter, filtrera, sortera och sök enkelt fram rätt information.
  • Automatiserad skapning av kundakter – Skapa kundakter manuellt eller automatiskt via formulär, e-post eller integration med andra system.
  • Rollbaserad åtkomstkontroll – Säkerställ att rätt medarbetare har tillgång till rätt delar av kundakten beroende på roll och ansvar.
  • Dokumenthantering med versionshistorik – Alla dokument kopplade till kundakten versionshanteras – du ser vem som gjort vad, och kan återgå till tidigare versioner vid behov.
  • Smart dokumentkoppling – Dokument som avtal, korrespondens, bilagor och protokoll sparas direkt i rätt kundakten, inget hamnar fel eller försvinner.
  • Flödesstyrda arbetsprocesser – Styr hur information hanteras i kundakten, med automatiska steg, påminnelser och vidarebefordran.
  • Notifieringar och påminnelser – Systemet meddelar automatiskt när något uppdateras i kundakten eller när viktiga deadlines närmar sig.
  • Spårbarhet och historik – Fullständig logg över alla händelser i kundakten, viktigt för intern kontroll, uppföljning och efterlevnad.
  • Anpassningsbara formulär – Skapa egna formulär för att samla in kunddata eller hantera specifika ärenden – helt utan kodning.
  • Integration med e-post och Microsoft 365 – Koppla e-post till rätt kundakt och arbeta direkt från verktyg du redan använder, som Outlook och Word.
  • Tillgängligt var du än är – Arbeta med kundakter via webbläsare, mobil eller surfplatta, på kontoret, hemma eller ute hos kund.
  • Trygg molnlagring med hög säkerhet – All data lagras säkert i molnet med automatisk backup och drift hos ISO-certifierad leverantör.

Lägg till fler funktioner enkelt

  • Kommunikationslogg – Logga all inkommande och utgående kommunikation direkt i kundakten.
  • Mallhantering för dokument – Skapa och använd mallar för t.ex. avtal, offerter eller mötesprotokoll automatiskt ifyllda med kunddata.
  • Aktivitetshantering & uppgiftslistor
    Skapa och tilldela uppgifter kopplade till varje kund – med deadlines, prioritet och status.
  • Återkommande uppgifter & påminnelser
    Schemalägg uppgifter som återkommer – t.ex. årliga uppföljningar, avstämningar eller kundförnyelser.
  • Automatiska checklistor vid nykundsupplägg
    Säkerställ att inget missas vid onboarding av nya kunder med fördefinierade checklistor.
  • Risk- och avvikelseregistrering
    Registrera avvikelser, reklamationer eller riskobservationer kopplade till en specifik kund.
  • Dokumentlivscykelhantering
    Ställ in arkivering, gallring eller förnyelse av dokument efter viss tid – enligt interna policys eller GDPR.
  • Signering & beslut via e-signatur – Få dokument eller beslut signerade digitalt, direkt i flödet (t.ex. Simplesign, Scrive eller andra integrerade tjänster).

Vill Du veta mer?

Vi visar dig gärna hur vår lösning kan anpassas efter just dina behov.

Fyll i formuläret eller ring oss direkt – så bokar vi in en kostnadsfri genomgång där du får se hur de kan skapa värde i er verksamhet.


kontaktformulär
Iframe med länk
Ring OSS

08 – 724 24 22

Insikter

Här finner du våra senaste artiklar med insikter från våra verksamhetsområden. 

Några Av Våra Partners

Cidido AB
Integritetsöversikt

Denna webbplats använder cookies så att vi kan erbjuda dig den bästa möjliga användarupplevelsen. Cookie-information lagras i din webbläsare och utför funktioner såsom att känna igen dig när du återvänder till vår webbplats och hjälpa vårt team att förstå vilka delar av webbplatsen du tycker är mest intressanta och användbara.