En vardag som dessutom innehåller krav på att hålla ordning på dokumentation, uppdatera mallar, följa upp kompetenser och samtidigt effektivt driva medarbetarprocesser som onboarding, utvecklingssamtal och förändringar i anställningen?

Principen i vår lösning är att varje medarbetare får sin egen digitala personalakt där all relevant information samlas: anställningsavtal, dokumentation, utbildningar, kompetensprofiler, ändringsärenden, lönejämförelser, onboarding, offboarding och andra uppgifter – allt strukturerat och lättillgängligt.

När uppgifter ska fördelas, mallar uppdateras eller utbildningar behöver följas upp sker det smidigt och spårbart direkt i systemet. Det hjälper även till att synliggöra kompetensluckor, bevaka certifikat och effektivisera er interna administration.

På så vis minimeras manuellt arbete, och ni frigör tid för det som verkligen räknas – att utveckla verksamheten och stärka medarbetarnas resa.

Allt är sökbart, strukturerat och tillgängligt – så att ni slipper leta och istället kan fokusera på att skapa värde för både medarbetare och organisation.

Att hålla ordning på alla personalärenden och medarbetarprocesser blir snabbt en utmaning – särskilt när organisationen växer och kraven på dokumentation, uppföljning och regelefterlevnad ökar. 

Många HR-avdelningar upplever att information om medarbetare och deras processer sprids mellan excelfiler, mejl, mappar, mallar och olika system.

Det gör det svårt att få en samlad överblick – och lätt att missa viktiga detaljer.

Därför har vi utvecklat en användarvänlig HR-lösning som samlar allt på ett och samma ställe, och som enkelt kan anpassas efter hur just ni arbetar. 

Brist på struktur och överblick

Information om en medarbetare är ofta utspridd på olika lagringsytor och system vilket ofta gör det till personberoende rutiner.

Ingen systematiserad uppföljning av arbetsuppgifter och insatser

Gör det svårt att följa upp utförda moment i t.ex. onboarding, kompetensutveckling eller förändringsärenden. Det leder till manuell administration, ökad arbetsbörda och risk för att viktiga steg förbises.

Bristande stöd för dokumentation och mallhantering

HR-processer kräver användandet av rätt mallar, korrekt dokumentation och enhetliga rutiner. När detta hanteras manuellt ökar risken för misstag, dubbelt arbete och ojämn kvalitet vilket påverkar både effektivitet och upplevelse för medarbetaren.

Utmaningar med spårbarhet och regelefterlevnad

HR omfattas av höga krav på struktur, spårbarhet och säker hantering av personaldata. Utan digitala stödfunktioner blir det tidskrävande att visa att processer följs – exempelvis vid intern kontroll, lönekartläggning eller extern granskning.

Svårt att bevaka viktiga datum och deadlines

Utbildningsbevis, certifieringar, förnyelser av avtal och provanställningars slutdatum kräver aktiv uppföljning. Utan automatiska påminnelser riskerar viktiga moment att glömmas bort – vilket kan få både arbetsrättsliga och organisatoriska konsekvenser.

När viktig information om medarbetare, anställningar och kompetenser är utspridd eller svår att hitta försvåras uppföljningen, beslut fattas på osäker grund och viktiga moment i processer som onboarding, förändringar eller kompetenskartläggning riskerar att förbises. 

Effektiviteten minskar när tid går åt till att leta efter dokument, dubbelkolla versioner eller rätta till misstag i manuella rutiner. Det tar fokus från strategiskt HR-arbete och från stödet till chefer och medarbetare. 

Avtal, certifikat eller deadlines som inte bevakas i tid kan leda till bristande regelefterlevnad, försvagat arbetsgivarvarumärke, onödiga kostnader eller till och med arbetsrättsliga risker. För organisationer som arbetar under höga krav på spårbarhet, struktur och kvalitet kan bristande kontroll få allvarliga konsekvenser.

Samtidigt skapar otydliga rutiner och manuell hantering en onödig belastning på HR-personal och chefer, något som påverkar både arbetsmiljön och det professionella förtroendet internt.

Vi hjälper er – med ett lösning som samlar, strukturerar och skapar kontroll i hela HR-arbetet. 

Vår lösning ger HR-avdelningar en central plattform där all information hänger ihop – från anställningsavtal, dokument och utbildningsintyg till kompetensprofiler, ändringsärenden, onboarding, uppföljningar och avslut.

Med tydliga roller, anpassningsbara flöden och automatisering av återkommande moment får ni en struktur som frigör tid, minskar risken för misstag och gör det enkelt att följa upp pågående processer, deadlines och personalärenden.

Lösningen passar både mindre organisationer som vill få bättre kontroll över sin personalinformation, och större verksamheter där flera personer samverkar i HR-processer och chefsstöd kring medarbetare, dokument och uppgifter.

Eftersom lösningen är byggd i informationshanterings systemet Therefore kan vi enkelt anpassa funktioner, formulär och flöden efter just ert sätt att arbeta  – oavsett om ni har fokus på regelefterlevnad, kompetensförsörjning, medarbetarresan eller allt på en gång.

Läs mer om Therefore här

 Få en samlad vy över alla medarbetare och deras digitala personalakter. Filtrera, sortera och sök enkelt fram rätt information.

Alla personaldokument versionshanteras – se vem som gjort vad, när det skett och återgå till tidigare versioner vid behov. Säkert, spårbart och alltid uppdaterat.

Skapa nya digitala personalakter manuellt eller automatiskt via formulär, e-post eller integration med andra system, till exempel från rekryteringssystem eller lönesystem.

Säkerställ att endast behöriga personer har tillgång till rätt information – baserat på roll, ansvar och sekretessnivå. Perfekt för delning mellan HR, chefer och ledning.

Koppla anställningsavtal, mallar, blanketter, beslut och annan dokumentation direkt till rätt medarbetare eller process. Inget faller mellan stolarna.

Styr hur medarbetarprocesser hanteras med automatiska steg, uppgiftsfördelning, påminnelser och notifieringar, anpassat för t.ex. onboarding, ändringsärenden eller offboarding.

Skapa egna formulär för t.ex. anhöriginfo, kontouppgifter, ändringar i anställning, eller medarbetarundersökningar, helt utan krav på kodning.

Koppla epost direkt till personalakten och arbeta sömlöst i verktyg ni redan använder, som Outlook, Teams och Word. Effektivt och enkelt. 

Arbeta med personalinformation via webbläsare, mobil eller surfplatta på kontoret, hemma eller på språng.

All data lagras tryggt i molnet med automatisk backup, åtkomstloggar och full dataskyddsanpassning.

Logga all kommunikation kopplad till en medarbetare såsom e-post, telefonsamtal, mötesanteckningar och beslut direkt i personalakten för full spårbarhet och enhetlig dokumentation.

Skapa och använd mallar för anställningsavtal, intyg, ändringsblanketter och andra HR-dokument automatiskt ifyllda med information från personakten.

Skapa och tilldela uppgifter kopplade till specifika medarbetare eller HR-processer, med tydliga deadlines, prioriteringar och status så att ansvar och uppföljning säkerställs.

 Automatisera återkommande uppgifter som t.ex. uppföljning efter onboarding, utvecklingssamtal, förnyelse av certifikat eller årlig löneöversyn.

Använd fördefinierade checklistor vid t.ex. onboarding, offboarding eller interna rollbyten för att säkerställa att alla steg hanteras från utrustning och introduktion till behörigheter och dokument.

Dokumentera interna avvikelser, risker eller händelser kopplade till medarbetare, arbetsmiljö eller efterlevnad som en del av kvalitets- och HR-arbetet.

Dokumentlivscykelhantering – Ställ in automatiska påminnelser, arkivering eller gallring av dokument enligt era egna riktlinjer eller lagkrav (som t.ex. GDPR eller arbetsrättsliga förordningar).

 Möjliggör elektronisk signering av anställningsavtal, policies, samtycken och andra HR-relaterade dokument via integrerade e-signaturtjänster som Scrive eller Simplesign.