Principen är att varje ärende får sin egen digitala akt där all relevant information samlas: ärendedokument, klient- och motpartsuppgifter, jävskontroller, uppdragsavtal, tidsredovisning, utlägg och reseersättning – allt strukturerat och lättillgängligt.

När ärendet är klart för fakturering skapar du enkelt en kostnadsräkning som kan följas upp ända tills betalningen är genomförd.  Systemet hjälper även till med att beräkna nedlagt arbete, lön och provision – baserat på registrerad tid per biträdande jurist och advokat.

På så vis minimeras administrationen, och du frigör tid för det som verkligen räknas.

Allt är sökbart, strukturerat och tillgängligt – så att du slipper leta och istället kan fokusera på att leverera värde till dina klienter.

Att hålla ordning på alla ärenden och klientrelationer blir snabbt en utmaning – särskilt när byrån växer och kraven på dokumentation, jävskontroll och uppföljning ökar. 

Många advokat- och juristbyråer upplever att ärenderelaterad information sprids mellan pappersdokument, mejl, mappar, mallar och olika system.

Det gör det svårt att få en samlad överblick – och lätt att missa viktiga detaljer.

Därför har vi utvecklat ett användarvänligt system som samlar allt på ett och samma ställe, som enkelt kan anpassas efter hur just er byrå arbetar.

Brist på struktur och överblick

Information om ett ärende ligger ofta utspridd i mejl, mappar, mallar eller personberoende rutiner. Det gör det svårt att få en samlad bild över klientrelationen, ärendets status och historik särskilt när flera medarbetare är inblandade.

Bristande stöd för dokumentation och jävskontroll

Juridiska ärenden kräver noggrann dokumentation, tydliga uppdragsavtal och systematiska jävskontroller. När detta hanteras manuellt ökar risken för misstag, vilket kan få både juridiska och affärsmässiga konsekvenser.

Utmaningar med spårbarhet och regelefterlevnad

Advokatbyråer omfattas av höga krav på dokumentation och spårbarhet. Utan ett digitalt system blir det tidskrävande att visa att processer följs, särskilt vid intern kvalitetskontroll eller extern granskning.

Svårt att bevaka deadlines och viktiga datum

Förfallodatum, tidsfrister och avtal kräver aktiv bevakning. Utan automatiserade påminnelser riskerar viktiga moment att glömmas bort vilket kan påverka klientrelationen eller i värsta fall få rättsliga konsekvenser.

Ingen enhetlig uppföljning av tid och arbete

Utan ett tydligt systemstöd blir det svårt att följa upp nedlagd tid, utlägg och resor. Det skapar osäkerhet i faktureringen, försvårar löne- och provisionsberäkning och riskerar att påverka lönsamheten negativt.

Konsekvenserna märks snabbt – både i det dagliga arbetet och i den långsiktiga kvaliteten på uppdraget. När viktig information är utspridd eller svår att hitta försvåras uppföljningen, beslut fattas på osäker grund och jävskontroller eller uppdragsavtal riskerar att förbises. 

Effektiviteten minskar när tid går åt till att leta efter dokument, manuell dubbelkoll av dokument och dess versioner eller rätta till misstag. Det tar fokus från klienten – och från kärnverksamheten.

Avtal och deadlines som inte bevakas i tid kan leda till stora förluster sett till anseende och förtroende, för att inte säga rättsliga risker, förlorade intäkter eller skadade klientrelationer. För byråer som arbetar under höga krav på spårbarhet, kvalitet och intern kontroll kan bristande struktur få allvarliga konsekvenser. 

Samtidigt skapar otydliga rutiner en onödig belastning på medarbetarna, vilket påverkar både arbetsmiljö och det professionella förtroendet .

Vi hjälper er – vi samlar, strukturerar och skapar kontroll i hela ärendehanteringen. Vår lösning ger advokat- och juristbyråer en central plattform där all information hör ihop – från klient- och motpartsuppgifter till dokumentation, jävskontroller, tidsredovisning och fakturering samt uppföljning.

Med tydliga roller, anpassningsbara flöden och automatisering av återkommande moment får ni en struktur som frigör tid, minskar risken för misstag och gör det enkelt att följa upp pågående ärenden, deadlines och interna processer.

Systemet passar både mindre byråer som vill ha bättre kontroll över sin ärendehantering, och större organisationer där flera jurister och administratörer samarbetar kring avtal, uppdrag och dokument.

Eftersom lösningen är byggd i informationshanterings systemet Therefore kan vi enkelt anpassa funktioner, formulär och flöden efter just ert sätt att arbeta – oavsett om ni fokuserar på affärsjuridik, humanjuridik eller en mix av olika rättsområden. 

Läs mer om Therefore här. 

Få en samlad vy över samtliga ärenden och deras digitala akter, filtrera, sortera och sök enkelt fram rätt information.

Bygg upp ett strukturerat och sökbart klientregister med koppling till uppdragsavtal, korrespondens, kontaktuppgifter, historik och relevanta dokument, allt samlat på ett ställe.

Registrera och hantera motparter med tillhörande relationer. Systemet möjliggör effektiv jävskontroll genom kopplingar till klienter, ärenden och interna register.

Alla dokument i ärendet versionshanteras, se vem som gjort vad, när det skett och återgå till tidigare versioner vid behov.

 Skapa ärendeakter manuellt eller automatiskt via formulär, e-post eller integration med befintliga system.

Säkerställ att endast behöriga medarbetare har tillgång till rätt delar av ärendet – beroende på roll, ansvar och sekretesskrav.

Koppla avtal, korrespondens, mallar, bilagor och annan ärenderelaterad dokumentation direkt till rätt ärende, inget faller mellan stolarna.

Koppla e-post direkt till rätt ärendeakt och arbeta sömlöst i verktyg ni redan använder, som Outlook, Teams och Word.

Arbeta med ärenden via webbläsare, mobil eller surfplatta – på kontoret, hemma eller i rättssalen.

Trygg molnlagring med hög säkerhet – All data lagras säkert i molnet med automatisk backup och drift.

Möjliggör elektronisk signering av t.ex. uppdragsavtal, fullmakter direkt i systemet – via integrerade e-signaturtjänster som Scrive eller Simplesign.

Ställ in automatisk arkivering, gallring eller påminnelse om förnyelse för olika dokument enligt era egna rutiner eller krav enligt GDPR och Advokatsamfundets riktlinjer.

Dokumentera interna avvikelser, bristande underlag eller andra händelser kopplade till klient eller ärende, som en del av kvalitetssäkringsarbetet.

Använd fördefinierade checklistor för att säkerställa att alla steg i KYC-processen hanteras: identitetskontroll, riskbedömning, uppdragsavtal, uppgift om verklig huvudman, PEP- och sanktionskontroller m.m.

Schemalägg återkommande moment, t.ex. klientuppföljningar, ärendegenomgångar eller uppdatering av kontaktuppgifter och dokument.

Skapa och tilldela uppgifter kopplade till specifika ärenden eller klienter, med deadlines, prioritet och status för att säkerställa ansvar och uppföljning.

Skapa och använd mallar för t.ex. uppdragsavtal, fullmakter och korrespondens – automatiskt ifyllda med uppgifter från klientregistret.

Logga all inkommande och utgående kommunikation e-post, telefonsamtal, mötesanteckningar – direkt i ärendet eller klientakten för full spårbarhet och enhetlig dokumentation.

Styr hur ärenden hanteras med automatiska steg, ansvarsfördelning, påminnelser och vidarebefordran, helt enligt era interna rutiner.

Skapa egna formulär för att samla in information, hantera uppdrag eller dokumentera beslut – helt utan kodning.