Digitaliseringen omformar dagens affärsvärld och ingen bransch är undanhållen förändringens vindar –  i denna artikel delar vi erfarenheter och insikter om digitaliseringens möjligheter för fastighetsbranschen.

Vår erfarenhet är att i fastighetssektorn kan digitalisering spela en avgörande roll för att skapa en mer sömlös och effektiv kundresa. En kundresa som ofta innehåller alltifrån skapande av offerter och avtal för att sedan starta ett internt attestflöde för godkännande av hyresgästen som såväl avtal och sedan praktiska arbetsuppgifter som ska utföras som t.ex. nyckelhantering och besiktningsprotokoll före inflytt som vid avflytt. Alla ett exempel på arbetsmoment som lämpar sig för digitalt systemstöd för att skapa en kvalitativ kundresa.

Kunddata 

Allting startar med en kund. Denna kund ska kredit bedömas och affärskritisk information om kunden behöver samlas in för att denne ska bli kreditgodkänd. Fastighetsbolag kan dra nytta av ett informationshanteringssystem för att förenkla denna process. Potentiella hyresgäster kan fylla i formulär online med sina specifika behov, vilket möjliggör en snabb, smidig och kvalitativ process  för fastighetsbolaget. 

Offert

Utifrån den potentiella hyresgästens online ansökan så kan fastighetsbolagets representanter med få knapptryck skapa en kundanpassad offert helt automatiskt då ett informationshanteringssystem både kan hantera fastighetsinformation som exempelvis tillgängliga vakanser på kontor, lokaler och bostäder som kundens unika data. Detta kan minska risken för bristfällig kommunikation och ge kunderna en professionell och effektiv upplevelse redan från början.

Attestflöde för godkännande av hyresavtal och offerter

Attestflöden är en annan viktig funktion som kan digitaliseras för att förbättra effektiviteten och transparensen i fastighetsbolag. Innan ett hyresavtal blir officiellt, behöver det ofta godkännas av flera olika personer eller avdelningar inom företaget. Med digitala attestflöden kan denna process automatiseras och strömlinjeformas. När ett avtal är klart för granskning, kan det skickas digitalt till de relevanta personerna för godkännande. De kan då granska och antingen godkänna eller avvisa avtalet/offerten digitalt. Detta eliminerar behovet av att fysiskt leverera dokument för granskning, vilket kan spara tid och göra processen snabbare. Dessutom skapar digitala attestflöden en logg över godkännandeprocessen, vilket bidrar till ökad transparens och ansvar.

Hyresavtal

När en kund accepterar en offert följer nästa steg – att teckna ett hyresavtal. En godkänd offert kan i ett digitalt flöde generera ett färdigt hyresavtal för signering utan handpåläggning.  Med digital signering kan kunder signera avtalet online. Detta eliminerar behovet av att skriva ut, signera och skicka avtal på papper – vilket kan spara tid och skapa en smidigare upplevelse för kunden.

Besiktning

I fastighetsbranschen är en besiktning före tillträdet som en besiktning av fastigheten i samband med frånträdet ofta en del av hyresprocessen. Här kan digitala formulär och besiktningsprotokoll spela en avgörande roll. Inspektörer kan fylla i detaljerade rapporter på plats, inklusive att lägga till bilder eller andra bilagor. Detta skapar en mer transparent process för hyresgästerna, vilket kan förbättra förtroendet och nöjdheten.

Kvittens för nyckelhantering och utlåning

En viktig del av att teckna ett hyresavtal är överlämnandet av nycklar till hyresgästen. Här kan digitala formulär vara avgörande för att säkerställa en effektiv och pålitlig process. Med digitala kvitton för nyckelhantering och utlåning kan fastighetsbolag lätt spåra vilka nycklar som har lämnats ut, till vem och när. Hyresgästen kan enkelt kvittera mottagandet digitalt, vilket ger ett ögonblickligt, tidstämplat och oföränderligt bevis på överlämnandet. Detta skapar en transparent och ansvarig process, vilket kan minska risken för fel och tvister i framtiden.

Arbetsorders 

Fastighetsbolag har möjlighet att revolutionera sin hantering av fastighetsskötsel och underhåll med avsikt på fördelning av arbetsuppgifter och attester för att skapa en mer effektiv och smidig service för sina hyresgäster. Genom att implementera digitala processer för att fördela arbetsorder och hantera bekräftelser av utfört arbete kan fastighetsbolagen effektivisera sina interna rutiner och skapa en förbättrad kundupplevelse.

En av de mest påtagliga fördelarna med digitala processer är den snabba och enkla fördelningen av arbetsuppgifter till rätt personal. Genom att använda en digital plattform kan fastighetsbolaget enkelt skapa arbetsordrar och tilldela dem till relevanta teammedlemmar eller entreprenörer. Detta minskar risken för fördröjningar och förbättrar möjligheten att snabbt åtgärda problem och reparationer i fastigheterna.

När fastighetsbolag använder digitala processer för att hantera arbetsorders och arbetsuppgifter blir också kommunikationen mellan olika delar av organisationen smidigare. Teammedlemmar kan enkelt dela information och uppdateringar om pågående arbetsordrar, och ledningen kan snabbt få insikt i arbetets framsteg. Detta leder till en ökad samarbetsförmåga och mer effektiva beslutsfattande processer.

För hyresgästerna innebär dessa digitala förbättringar betydande fördelar. Genom att fastighetsbolaget kan hantera underhålls- och reparationstjänster mer effektivt, kan problem lösas snabbare och hyresgästernas bekymmer kan hanteras på ett mer professionellt sätt. Snabba reparationer och bättre service leder till ökad kundnöjdhet och lojala hyresgäster som känner sig väl omhändertagna.

Summering 

Genom att anamma digitalisering, använda digitala formulär och digitala processer kan fastighetsbolag skapa en mer effektiv och kundvänlig resa. Detta kan inte bara minska kostnaderna och öka effektiviteten, utan också förbättra kundnöjdheten och skapa en stark konkurrensfördel. I den moderna, digitala tidsåldern kan fastighetsbolag som utnyttjar dessa möjligheter se betydande fördelar.

Är ni redo att digitaliseras? 

Oavsett om ni är en etablerad fastighetsaktör eller en nytänkande uppstickare, är det nu dags att agera för att forma en framtid som genomsyras av enastående kundupplevelser. 

Gör digitaliseringen till er allierade på vägen mot framgång. Klar att ta steget? Ta kontakt med oss idag för att utforska hur vi kan hjälpa dig att uppnå din vision och skapa enastående värde för dina hyresgäster.